R a t g e b e r

Die Gästeliste zur Hochzeit planen

Bevor Ihr die Einladungskarten für Eure Hochzeit veschickt, solltet Ihr Euch gemeinsam überlegen, wen Ihr alles zu Eurer Feier einladen möchtet. Eine gut geführte Gästeliste hilft Euch  nämlich noch bei einigen weiteren Punkten Eurer Hochzeitsplanung, wie zum Beispiel der Menüplanung, der Budgetplanung und auch beim Versenden Eurer Danksagungen. Wie Ihr ganz einfach eine übersichtliche Gästeliste für die Hochzeit erstellt, welche Dinge Ihr beachten solltet und warum eine Antwortkarte zur Hochzeitseinladung eine nützliche Hilfe bei der Planung ist, verraten wir Euch in diesem Beitrag. Außerdem haben wir für Euch eine interaktive Gästeliste als Excel Vorlage zum kostenlosen Download erstellt, mit der Ihr immer den Überblick behaltet.

1. Planung der Gästeliste für die Hochzeit - Welche Gästelisten gibt es?

Sobald Ihr Euren Hochzeitstermin festgelegt habt, geht es weiter mit einem wichtigen nächsten Planungspunkt: Der Gästeliste. Je nachdem, wie Ihr Eure Hochzeit feiert, führt Ihr sogar mehrere Gästelisten. Am Anfang steht immer der erste grobe Entwurf der Gästeliste für die Hochzeitsfeier. Dann kann es sein, dass Ihr eine zweite Liste für die standesamtliche Trauung und eine dritte für die kirchliche oder freie Trauung anlegt.

Besonders praktisch ist es, wenn Ihr eine weitere Liste mit Euren finalen Gästen für Eure Dienstleister, wie zum Beispiel die Caterer oder Kellner in der Location anlegt. Diese Liste kann beinhaltet, welcher Gast welches Menü gewählt hat, ob er Nahrungsmittelunverträglichkeiten hat und an welchem Tisch er sitzt - so gelangen die Speisen, die genau diese Besonderheiten berücksichtigen, auch garantiert beim richtigen Gast.

Natürlich ist es gar nicht so einfach, bei all diesen Listen und Informationen den Überblick zu halten. Mit ein paar Helferlein, wie der Bitte um Rückantwort mit einer Antwortkarte, die Ihr Euren Hochzeitseinladungen beilegt, sowie unserer interaktiven Gästeliste, die wir als kostenlose Vorlage für Euch zum Download bereitstellen, wird die Erstellung Eurer Gästeliste ein Kinderspiel.

2. Die Gästeliste planen: Wie Ihr am besten vorgeht

2.1. Das erste Brainstorming

Bevor Ihr die erste Gästeliste anlegt, solltet Ihr den Rahmen Eurer Hochzeit festlegen und für Euch selbst einige Fragen beantworten. Das hilft Euch bei der Entscheidung, wen Ihr zur Hochzeit einladen möchtet und wen nicht.

Was ist Euer maximales Budget für die Hochzeit?

Einer der wichtigsten Faktoren, der den Umfang Eurer Gästeliste bestimmt, ist die Höhe Eures Hochzeitsbudgets. Die Location inkl. der Speisen und Getränke nehmen in der Regel 50 % des Budgets in Anspruch. Je mehr Gäste Ihr also zu eurer Feier einladet, desto teurer wird die Hochzeit. Wenn Ihr das Budget festgelegt habt, könnt Ihr die Gästeliste entsprechend des Hochzeitsstils, den Ihr Euch wünscht, planen. Eine Luxushochzeit im engsten Familienkreis kann da sogar teurer ausfallen, als ein großes lockeres Hochzeitsfest, bei dem Ihr mit allen Freunden und Verwandten feiert.

Unser Tipp: Habt immer euer Budget im Überblick. In unserer Gästeliste Vorlage wird der Posten Budget automatisch aktualisiert, wenn Ihr die Rückmeldungen Eurer Gäste sowie die Kosten für die Menü- und Getränkepauschale eintragt.

Wen und wie viele Gäste einladen?

Wie schon gesagt, richtet sich die Anzahl Eurer Hochzeitsgäste vor allem nach Eurem Hochzeitsbudget. Die nächste Frage, die Ihr für die Planung beantworten solltet, ist: Mit welchen Gästen möchten wir unsere Hochzeit feiern? Leider fühlen sich viele Brautpaare dazu verpflichtet, auch entfernte Verwandte, Partner von Gästen oder Freunde der eigenen Eltern einzuladen. Wir können euch nur empfehlen: Ladet nur die Leute ein, die ihr wirklich auf Eurer Hochzeit sehen möchtet. Schließlich ist es Euer Tag und Ihr sollt Euch wohlfühlen. Sollte Eure Gästeliste jedoch wirklich zu lang ausfallen, haben wir am Ende dieses Textes noch einige Tipps für Euch gesammelt, wie Ihr Eure Liste noch einmal kürzen könnt.

Brautpaar bei Sektempfang mit Seifenblasen - carinokarten bilderstoeckchen - stock.adobe.comFoto: Engine Images - Fotolia

Setzt Prioritäten

Die wichtigste Regel ist: Ladet nur Gäste ein, über deren Kommen Ihr Euch auch wirklich freut. Überlegt, welche Personen für Euch am Wichtigsten sind, das ist euer "harter Kern". Hilfreich ist es, wenn man am Anfang der Planung alle Namen aufschreibt und direkt Kategorien mit unterschiedlicher Priorität zuordnet. Beispiele für Kategorien wären:

  • enge Verwandte
  • Gäste mit einer besonderen Rolle (Trauzeugen, Brautjungfern, Blumenmädchen, Ringträger)
  • enge Freunde
  • entfernte Verwandte
  • Arbeitskollegen
  • Freunde der Eltern

Natürlich entscheidet Ihr, wie die Reihenfolge Eurer individuellen Gruppen aussieht. Schließlich sind enge Freunde für manchen wichtiger als die Cousins und Cousinen. Im Zweifelsfall könnt Ihr aber auch Eure Eltern um Rat fragen. Sie freuen sich bestimmt, wenn Ihr sie bei diesem Thema einbezieht und können Euch bei der Entscheidung helfen. Die Gästeliste für die Hochzeit festzulegen kostet oft nicht nur ein paar Nerven, sondern nimmt auch immer mehr Zeit in Anspruch, als man anfangs erwartet. Deshalb überlegt frühzeitig, wen Ihr einladen wollt.

Wollt Ihr auch die Kinder Eurer Gäste einladen?

Überlegt Euch in Ruhe, ob Ihr auf Eurer Hochzeit auch Kinder dabeihaben möchtet oder ob Ihr Euren großen Tag lieber ohne Kinder feiern möchtet. Für beides gibt es natürlich Pro- und Contraargumente. Kinder müssen natürlich genauso verpflegt werden und das schllägt sich natürlich in Eurem Budget nieder. Auch muss für die Unterhaltung und Betreuung der kleinen Gäste gesorgt sein. Wenn dies nicht von den Eltern übernommen werden soll, damit diese auch Eure Hochzeit genießen können, könnt Ihr auch eine Kinderbetreuung organisieren - was einen weiteren Kostenfaktor bedeutet.

Sich für eine Feier ohne Kinder zu entscheiden, ist aber auch gar kein Problem. Teilt das den betroffenen Eltern einfach frühzeitig und vor allem diplomatisch mit, damit sie sich um einen Babysitter kümmern können.

In unserem Ratgeber "Kinder auf der Hochzeit" geben wir euch viele Tipps, wie Ihr Eure Hochzeit mit kleinen Gästen planen könnt und haben für euch auch ein kostenloses Malbuch zum Download gestaltet - so haben die Kinder gleichzeitig eine tolle Beschäftigung und ein praktisches Gastgeschenk.

Die Sache mit dem +1

Gerade bei unverheirateten Paaren stellt man sich als Brautpaar oft die Frage "Mit Partner einladen oder ohne?" Natürlich ist Euch diese Entscheidung völlig frei überlassen. Aber Ihr solltet immer bedenken, dass sich Eure Gäste in den meisten Fällen sicher wertgeschätzt fühlen, wenn sie von ihrem Partner zu Eurer Hochzeit begleitet werden dürfen. Außerdem sind sie dann nicht allein unter Euren Gästen.

Hochzeitslocation

Am besten denkt ihr über eine grobe Gästeliste nach, bevor Ihr Eure Hochzeitslocation bucht. So vermeidet Ihr, dass Ihr aus Platzmangel noch einmal einige Gäste, über deren Kommen Ihr Euch eigentlich freuen würdet, von der Hochzeitsgästeliste streichen müsst. Oder umgekehrt, dass Eure gebuchte Location zu groß für Eure Hochzeitsgesellschaft ist.

Eine B-Liste ist immer praktisch

Schließlich werdet auch Ihr die traurige Erfahrung machen, dass der ein oder andere geladene Gast leider nicht zu Eurer Hochzeit kommen kann. Umso schöner ist es dann, wenn Ihr die entstandene Lücke mit Gästen füllen könnt, die auf Eurer B-Liste gelandet sind. Diese kann zum Beispiel Gäste aus einer Kategorie enthalten, die auf Eurer Prioritätenliste etwas weiter unten stand.

Und wie organisiert man das, ohne den Überblick zu verlieren? Ganz einfach. Legt eine A-Liste an mit den Leuten, die auf keinen Fall bei Eurer Hochzeit fehlen sollen. Mithilfe der Kategorisierung wird Euch das ganz leicht fallen. In Eure B-Liste tragt Ihr dann diejenigen ein, über deren Kommen Ihr Euch eigentlich freuen würdet, die Ihr aber wegen Eurer maximalen Gästeanzahl nicht auf die A-Liste setzen konntet.

Eure Hochzeitseinladungen an die Gäste Eurer A-Liste verschickt Ihr ca. acht Wochen vor Eurer Hochzeit. Vergesst nicht die Bitte um Rückantwort, die Ihr auf ca. 2 Wochen nach Erhalt der Einladung Datieren solltet. So bleibt Euch genug Zeit, auf eventuelle Absagen zu reagieren und Gäste Eurer B-Liste einzuladen.

Antwortkarten zur Hochzeitseinladung online selbst gestalten bei carinokarten

Mit Antwortkarten Hochzeit planen

Individuelle Antwortkarten sind für die Planung Eurer Gästeliste eine große Hilfe. Ihr könnt so ganz einfach die Zu- und Absagen im Blick halten und gleichzeitig einige Informationen bei Euren Gästen abfragen. Hier findet Ihr einige Beispiele:

  • Übernachtungen: Eure Gäste werden es zu schätzen wissen, wenn Ihr ihnen Übernachtungsmöglichkeiten reserviert. Erfragt einfach, ob Eure Gäste über Nacht bleiben und  wieviele Zimmer pro Familie benötigt werden.
    Wichtig: Gebt immer die Preise für das Doppel- und Einzelzimmer an. Idealerweise reserviert Ihr einige Hotelzimmer aber auch Ferienwohnungen für Familien.
  • Kinder: Falls Ihr Euch für eine Feier mit Kindern entscheidet, fragt, wieviele Kinder anreisen. So könnt Ihr Euch frühzeitig um die Kinderbetreuung kümmern.
  • Personenzahl: Fragt immer nach der finalen Anzahl der Anreisenden
  • Menü: Außerdem könnt Ihr Eure Menüvarianten (Fisch, Fleisch, Vegetarisch, Vegan, Kindermenü) aufführen und Eure Gäste auf den Antwortkarten eintragen lassen, welches Menü wie oft bestellt wird. Gleichzeitig könnt Ihr bereits hier Allergien und Unverträglichkeiten Eurer Gäste erfragen - eine wichtige Information, über die sich Eure Location bzw. der Caterer freuen werden.

2.2. Wann die Gästeliste anlegen?

Wenn Ihr von allen Gäste eine definitive Zusage oder Absage erhalten habt, könnt Ihr Eure finale Gästeliste erstellen. Diese braucht Ihr beispielsweise, um die Papeterie für den Hochzeitstag zu planen und Details mit der Location und Eurem Caterer zu besprechen.

Wir empfehlen, mit der ersten Gästeliste für den Versand der Save-the-Date-Karten oder Einladungen zur Hochzeit am besten ein Jahr vor Eurem geplanten Hochzeitstag, spätestens aber 8 Monate vor der Hochzeit zu beginnen. So wird es später nicht zu stressig für Euch. Bis etwa vier Monate vor der Hochzeit solltet Ihr alle verbindlichen Rückmeldungen Eurer Gäste haben. So könnt Ihr etwa drei Monate vor Eurer Hochzeitsfeier die weiteren Details mit Euren Dienstleistern besprechen, für die Ihr unbedingt eine feste Gästeliste benötigt.

Unsere interaktive Gästeliste inkl. Vorlage erstellt Euch sogar automatisch eine Gästeliste für Eure Dienstleister, die alle wichtigen Informationen zu Euren Gästen enthält.

3. Eigene Gästeliste erstellen: Das sollte alles rein . . .

Wir haben Euch ja bereits verraten, dass Ihr am Besten mehrere Gästelisten anlegt. Nun geht es an die Details, denn je nach Liste solltet Ihr natürlich auch mal mehr, mal weniger Informationen eintragen.

3.1. . . . wenn Eure Gäste noch nicht final feststehen

Das ist Eure erste Gästeliste. Sie enthält alle Gäste, die Ihr zu Eurer Hochzeitsfeier, der Trauung, dem Polterabend, dem Brunch am nächsten Morgen usw. einladen möchtet und mit deren Hilfe Ihr die Save-the-Date-Karten versenden könnt. In dieser Liste solltet Ihr folgende Angaben unbedingt festhalten:

  • Anrede
  • Vorname und Nachname bzw. Familienname
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl und Ort
  • Land
  • Kontaktdaten: E-Mail und Telefonnummer
  • Personenzahl: Außerdem wie viele der Personen sind Erwachsene oder Kinder
  • Rolle am Hochzeitstag (Trauzeugin, Brautjungfer, Blumenkind, Helfer beim Aufbau/Sektempfang usw.)

3.2. . . . wenn Eure Gäste feststehen

Sobald Ihr Eure Einladungen zur Hochzeit versendet habt, könnt Ihr mit der detaillierteren Gästeliste weitermachen. Denn sobald die Antwortkarten mit den Rückmeldungen eintreffen, könnt ihr ganz einfach die entsprechenden Felder ausfüllen.

Diese Informationen sollte Eure finale Gästeliste enthalten:

  • Anrede
  • Vorname und Nachname bzw. Familienname
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl und Ort
  • Land
  • Kontaktdaten: E-Mail und Telefonnummer
  • Rolle am Hochzeitstag (Trauzeugin, Brautjungfer, Blumenkind, Helfer beim Aufbau/Sektempfang usw.)
  • eingeladen zu: Standesamt, Trauung, Menü, Party
  • Hochzeitskarten verschickt: Save-the-Date-Karten und Einladungen
  • Rückmeldung:
    a) Zusage, Absage, unter Vorbehalt bis
    b) Menüauswahl: Fleisch, Fisch, Vegetarisch, Vegan, Kindermenü, Besonderheiten (z. B. Allergien)
    c) Hotelzimmer: Übernachtung benötigt, Anzahl Zimmer, Zimmertyp, Hotel/Pension, Anreisetag, Abreisetag
  • Tischnummer
  • Erhaltenes Geschenk
  • Danksagungskarte verschickt

Unsere Tipps:

1. Vermerkt in Eurer Gästeliste, welches Geschenk Ihr von welchem Gast erhalten habt. So könnt Ihr bei den Danksagungen individuell darauf eingehen.

2. Manche Eurer Dienstleister, wie der Hochzeitsfotograf, Videograf oder auch Euer Hochzeitsplaner und die Kinderbetreuung sind während der ganzen Feier anwesend. Plant diese ebenfalls für das Essen ein und fragt im Vorfeld, welches Menü sie sich wünschen - auch das solltet Ihr in Eurer Gästeliste vermerken.

3.3. . . . in die Gästeliste für Dienstleister

Unsere interaktive Gästeliste erstellt automatisch eine Gästeliste, die Ihr ganz einfach ausdrucken und an Eure Dienstleister, wie die Location, den Service oder den Caterer weitergeben könnt. Diese Gästeliste findet Ihr in der Excel-Liste unter dem Reiter "Gästeliste Caterer" und sie enthält die Menüwahl und die Besonderheiten zum Menü eurer Gäste. Außerdem verrät sie, an welchem Tisch eure Gäste sitzen. So könnt Ihr sicherstellen, dass alle Menüs die richtigen Gäste erreichen.

4. Kostenlose Download Vorlage für die Gästeliste

Die Planung der Gästeliste kann sehr aufwendig sein. Damit Ihr Euch darüber nicht die Köpfe zerbrechen müsst, haben wir für Euch eine kostenlose Excel Vorlage erstellt, die ihr hier herunterladen könnt

Kostenlose Vorlage Gästeliste & Budget herunterladen

Die einzelnen Registerblätter

Wir möchten Euch jetzt noch kurz erklären, wie unsere Gästelisten Vorlage aufgebaut ist und wie sie Euch bei der Hochzeitsplanung unterstützt. Wir haben euch insgesamt sieben Registerblätter angelegt, die alle miteinander verknüpft sind. So habt ihr stehts eine ordentlich geführte Liste und alle wichtigen Punkte im Auge.

  1. Unser Hochzeits-Budget: Hier könnt Ihr Euer Maximalbudget eintragen. Außerdem haben wir für Euch die verschiedenen Posten, die bei einer Hochzeit anfallen können, aufgeführt. Ihr könnt  immer die Stückzahl, die Kosten pro Stück und die Gesamtkosten eintragen. Bei einigen Posten aus dem Bereich Papeterie, z. B. den Save-the-Date-, Einladungs- und Tischkarten errechnet sich die Gesamtsumme automatisch, sobald Ihr den Preis pro Karte eingetragen habt. Die benötigte Stückzahl wird mittels Eurer Gästezahl automatisch in die richtige Zelle eingetragen.
    Besonders praktisch ist, dass alle Gesamtkosten automatisch addiert und von Eurem Maximalbudget abgezogen werden - so habt Ihr Eure Ausgaben und Euer reales Budget immer im Blick.
  2. Unsere Gästeliste: Dieses Registerblatt ist das Herzstück unserer Excel-Vorlage und deshalb die Basis aller anderen Datenblätter. Hier könnt Ihr die Namen, Adressen und Rückmeldungen Eurer Gäste eintragen. Anhand dieser Daten werden automatisch weitere Excel-Listen für Euch erstellt für die Adressaufkleber und Tischkarten, die Gästeliste für den Caterer mit allen wichtigen Infos und auch eine separate Liste mit allen Hotelbuchungen.
  3. Gästeliste Adressaufkleber und Gästeliste Tischkarten: Diese beiden Listen werden automatisch für euch generiert. Ihr könnt die einzelnen Datenblätter später jeweils in einer separaten Liste abspeichern und dann bei der Erstellung Eurer Tischkarten bzw. Adressaufkleber hochladen, um diese ganz einfach zu personalisieren und zu gestalten.
  4. Gästeliste Caterer: Hier werden automatisch alle Informationen zu der Menüwahl und eventuellen Besonderheiten, die für Eure Gäste berücksichtigt werden müssen, eingetragen. Die Liste ist so angelegt, dass Ihr sie auf einem Din-A4-Blatt ausdrucken und Eurem Dienstleister übergeben könnt.
  5. Gästeliste Hotelbuchungen: Hier habt Ihr auf einen Blick, welcher Gast in welchem Hotel untergebracht ist und welche Zimmerart benötigt wird.
  6. Geschenkeliste und Danksagungen: Diese Liste dient Euch als Überblick, welches Geschenk Ihr von welchem Gast erhalten habt. Es ist immer schön, in den Danksagungen auf das Geschenk einzugehen. Außerdem seht Ihr anhand dieser Liste, wessen Danksagungen Ihr schon versendet habt und welche noch ausstehen.

5. Fünf Probleme und unsere Lösungen: Was tun, wenn die Gästeliste zu lang ist?

Manchmal ist es wie verhext. Man macht eine Liste, überlegt hin und her, streicht wieder einige Personen von der Gästeliste - und trotzdem überschreitet die Anzahl der Gäste noch immer Euer Maximum. Wir verraten Euch neun Tipps, die Euch helfen die Gästeliste zur Hochzeit zu kürzen.

1. Mehrere Feiern: Polterabend, Trauung und Hochzeitsfeier

Besonders wenn Ihr für Eure Hochzeitsfeier eine sehr begrenzte Zahl an Gästen einladen könnt, bietet es sich an, vor der Hochzeit einen Polterabend zu veranstalten. Diese sind unkonventioneller und können kostengünstig organisiert werden. Eure Arbeitskollegen, entferntere Bekannte und die Nachbarn könnt Ihr problemlos nur zum Polterabend einladen.

2. Die B-Liste

Hier möchten wir Euch noch einmal ans Herz legen, dass Ihr eine A- und eine B-Liste anlegt. wenn eine Person Eurer A-Liste absagen muss, könnt Ihr einfach einen Gast Eurer B-Liste nachladen.

3. Kinder und Partner - Ja oder nein

Kinder und Partner können Eure Gästeliste ganz schnell extrem vergrößern, was sich natürlich auch in Eurem Budget niederschlägt. Daher ist es völlig in Ordnung, wenn Ihr für Euch entscheidet, auf das Einladen der Partner oder Kinder zu verzichten und im kleinen Kreis zu feiern.

4. Begrenzt die Zahl an Verwandten

Oft ist es so, dass einer von Euch beiden eine größere Familie hat, als der andere. Ihr könntet im Vorfeld festlegen, die Zahl der eingeladenen Verwandten zu begrenzen, um so ein Ungleichgewicht an Gästen zu verhindern.

5. Mehr Gäste nur zur Trauung einladen

Wie wäre es, wenn Ihr einige Gäste  nur zur Trauung, nicht aber zur anschließenden Feier einladet? So können Sie trotzdem an Eurer Hochzeit teilhaben, fallen aber nicht als großer Kostenfaktor in Euer Budget.

Unser Tipp: Gestaltet für diese Gäste eine eigene Hochzeitseinladung, mit der nur zur Trauung geladen wird und die anschließende Feier nicht erwähnt wird.